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En INTEGRA te apoyamos con todo lo necesario para la organización de tu próximo gran evento, desde conferencias, convenciones, congresos, etc. Todo para que tu magno evento supere las expectativas. Hoy queremos compartirte algunas claves para que tu evento sea tan exitoso como lo deseas y sea del agrado de todos los asistentes. 

El éxito de tu evento debe consistir en tres fases: 

1. La organización previa
2. El evento
3. El post-acto

 

1. La organización previa. 

Como bien se sabe, un evento se crea para cubrir las necesidades de los asistentes y cumplir con las expectativas de estos. Primeramente, el briefing es lo que puede captar el interés de los asistentes, por eso debe adecuarse a sus necesidades.

Briefing

El tan popular briefing se refiere al informe que detalla toda la información y contenido del evento. Así mismo, refleja las intenciones del cliente para la realización de dicho evento. Es un resumen de qué hacer, cómo se va a hacer y por qué. 

Este informe lo redacta el cliente, el organizador del evento. Debe ser muy claro y comunicar de manera concreta lo que el asistente puede esperar del evento. 

Este informe consta de lo siguiente: 

• Datos del anunciante (Teléfono, Nombre, Lugar)
• Target/Público (Asistentes del evento)
• Objetivo
• Tiempo (Tiempos bien marcados del evento)
• Presupuesto
• Mensaje
• Responsables del evento
• Información complementaria

 

Define bien tus objetivos

Ya sea que busques un número específico de asistentes para tu evento, los ingresos, el número de contactos. Sin importar cual sea la meta, lo importante es tener bien claro el camino del evento, para que así también los asistentes sepan lo que sigue. 

 

Ten un plan de contingencia

Siempre anticípate a los imprevistos y ten un plan B. Si te preparas para cualquier imprevisto, te evitas momentos delicados y no se verá afectado tu evento, pues podrás entregar el mensaje. 

 

2. El evento

Durante el evento, la perfección es la regla. Hay que buscar la innovación, pues así se facilita y se hace más ameno el evento. Podemos apoyarnos de la tecnología, así los asistentes estarán cómodos y disfrutarán del evento. 

Sorprende a tu publico con novedades del sector, de tu empresa y que sean ingeniosas. No hay que caer en la misma rutina de este tipo de eventos, hazlo diferente para que no se olvide. 

Conoce a tu publico y adapta el mensaje

Siempre hay que buscar personalizar nuestro evento a nuestros participantes, en especial el contenido. Para ello, puedes ayudarte de la decoración, la temática, la música o la comunicación. Todo ello para conseguir el éxito que buscamos y superar las expectativas de nuestros clientes. 

Algunas de las herramientas que pueden ayudarte con esta tarea son: 

• Video Mapping: Proyecciones sobre superficies. 
• Conferencias Streaming: Transmisión en vivo del evento. 
• Fogscreen: Proyectar imágenes en el aire sobre una especie de niebla densa. 
• Robots o drones
• Hologramas: Imágenes tridimensionales a través de la luz. 

 

3. El post-evento

Siempre agradece a los asistentes, y acepta el feedback de los mismos. Además, sigue las siguientes recomendaciones: 

• Recopila la información de tus cuestionarios o notas de agradecimiento y felicitaciones. Así identificarás las áreas de oportunidad para crecer y seguir mejorando. 

 

• Revisa los objetivos y los contrastes. En este punto valorarás los resultados obtenidos vs las expectativas. 

 

• Después del evento, busca oportunidades para seguir en contacto con tus asistentes, y fidelízalos para crear mejores relaciones. 

 

En INTEGRA queremos ser tu aliado perfecto para que tu evento sea perfecto. Conoce nuestros servicios y dinos cómo podemos ayudarte.

 

Con apoyo de emagister & bilnea